Cyfrowe fakturowanie to jeden z podstawowych kroków w digitalizacji obszaru finansów i księgowości. Jeśli polskie małe i średnie firmy chcą wzmacniać swoją konkurencyjność powinny mocniej skupić się na wprowadzaniu tego typu rozwiązań. Pomóc im w tym może najnowsza publikacja Fundacji Digital Poland „Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP”.
– W Polsce tradycyjne, papierowe finanse i księgowość mają się świetnie, co najlepiej obrazuje temat elektronicznych faktur, który razem z ekspertami skupionymi wokół Fundacji Digital Poland postanowiliśmy przybliżyć polskim przedsiębiorcom. Dlaczego tylko e-faktur, a nie całego obszaru automatyzacjifinansów i księgowości w przedsiębiorstwach? Bo właśnie one to papierek lakmusowy automatyzacji – elektroniczne faktury to proste i tanie rozwiązanie, technologicznie łatwe do wdrożenia, przynoszące spore oszczędności czasu i zasobów, podnoszące poziom bezpieczeństwa danych i szerzej, całej prowadzonej działalności gospodarczej. Raport kierujemy przede wszystkich do przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, które są motorem naszej gospodarki, a w których zbyt często brakuje możliwości skorzystania z zewnętrznych doradców, ekspertów, którzy pomogliby przeorganizować procesy biznesowe i powiedzieli, jak uniknąć wielu podstawowych błędów oraz ominąć najczęściej występujące bariery cyfryzacji – mówi Piotr Ciski, prezes Sage Polska.
„Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP” powstał między innymi po to, aby rozwiać obawy przed korzystaniem z takich rozwiązań. Rodzime firmy i ich kontrahenci są bowiem często przyzwyczajeni do wersji papierowych. Powodem do obaw mogą być również potencjalne komplikacje, jakie mogą wystąpić w systemie i procesach obsługi faktur, kiedy w firmie e-faktury muszą współistnieć z fakturami papierowymi. Przedsiębiorcy wskazują również na wysokie koszty implementacji technologii. Jednak w dłuższym terminie ta inwestycja przynosi oszczędności, które wynikają nie tylko z mniejszych kosztów pracy i wysyłki, ale również z mniejszego ryzyka popełnienia błędów przez pracownika, których konsekwencją mogą być sankcje finansowe. Dodatkowo, dane dostępne są z każdego miejsca na świecie, więc działalność firmy można nadzorować w czasie rzeczywistym. Cyfrowe fakturowanie i inne procesy automatyzacyjne pozytywnie wpływają również na pracę osób zajmujących się finansami.
„Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik dla MŚP” składa się z czterech części. Pierwsza poświęcona jest zagadnieniom teoretycznym związanym z e-fakturowaniem. Przedsiębiorcy poznają m.in. niezbędne definicje i regulacje prawne. Dowiedzą się również, jakie wymagania technologiczne muszą spełnić, jeśli chcą wprowadzić u siebie e-fakturowanie oraz jak je w praktyce wdrożyć. – Pokazujemy jakie możliwości daje ich analiza, na co zwracać uwagękorzystając z tego rodzaju danych oraz podajemy praktyczne porady dotyczące tego rodzaju wdrożeń. Wykorzystanie i analiza danych finansowych w dłuższym terminie pozytywnie przekładają się na konkurencyjność, podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i skuteczniejsze zarządzanie portfolio produktów czy usług – tłumaczy Łukasz Borowiecki, co-founder 10 senses.
Część druga „Przewodnika” skupia się na pokazaniu, jaką ścieżkę powinny obrać małe i średnie firmy na kolejnych, bardziej zaawansowanych etapach wprowadzania procesów automatyzacji w obszarze finansów i księgowości. Wzorem dla naszych przedsiębiorstw powinny być gospodarki krajów Skandynawskich, Holandii czy Estonii. A wnioski wyciągnięte z badań Eurostatu za lata 2018 - 2019 pokazują, że nasze MŚP mają w tych obszarach spore pole do rozwoju. I tak, systemy do zarządzania przedsiębiorstwem są wykorzystywane przez 87% polskich dużych firm i jest to wynik całkiem wysoki na tle unijnej średniej. Jednak już rodzime MŚP na tle UE wypadają nieco gorzej. 27% firm z tego sektora korzysta z systemów ERP, podczas gdy w całej UE 35%. Podobnie jest w przypadku elektronicznego przyjmowania zamówień za pomocą elektronicznych komunikatów EDI - w Polsce z tej technologii korzysta 28% dużych firm i tylko 3% średnich i małych. Sporą dysproporcję widać również w wykorzystaniu oprogramowania finansowego lub księgowego w chmurze obliczeniowej. Te informacje są również sygnałem, że polskie MŚP potrzebują merytorycznego wsparcia w tym zakresie.
– Dokumenty elektroniczne, w tym faktury, z roku na rok zyskują coraz większe znaczenie. Dzieje się tak m.in. dlatego, że Unia Europejska konsekwentnie dąży do praktycznego, a nie jedynie formalnego zrównania w obrocie gospodarczym dokumentów w postaci elektronicznej tymi w postaci papierowej. Polska konsekwentnie liberalizuje w związku z tym prawo podatkowe. Postęp jest ogromny i widoczny dla każdego, choć w porównaniu do innych krajów w UE mamy jeszcze dużo do zrobienia – podkreśla Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu biznesowego w Sage.
Trzecia i czwarta część „Przewodnika”dotyczy typowo praktycznych kwestii związanych z wprowadzaniem elektronicznego fakturowania w firmie.
–Na początku przybliżamy temat elektronicznych faktur, tego, czym są, jakie przepisy je regulują oraz jak wykorzystać cyfrowe dane w biznesie. Dalej, dla przedsiębiorców zainteresowanych tym, jak kwestia e-fakturowania wygląda w innych krajach i w skali kraju, przygotowaliśmy przegląd badań europejskich oraz GUS. Rozdział trzeci dotyczy praktycznego wdrożenia e-faktur w firmie, jest przejściem przez cały proces od pomysłu aż do codziennej praktyki biznesowej. Na końcu prezentujemy przykłady firm, które zdecydowały się wdrożyć różne rozwiązania wspierające obsługę e-faktur w firmie oraz ich ocenę tych rozwiązań – na ile rzeczywiście usprawniły pracę i pozwoliły wykorzystać przewagę, jaką daje cyfryzacja poszczególnych procesów biznesowych - wyjaśnia Piotr Ciski.
„Cyfrowe fakturowanie w Polsce. Praktyczny i krótki przewodnik do MŚP” można za darmo pobrać na stronie Fundacji Digital Poland.
