Obowiązkowe e-faktury – rewolucja, która zmieni sposób prowadzenia firmy w Polsce

Dlaczego e-faktury są tak ważne? Jeśli przedsiębiorcy nie będą przygotowani na tę zmianę – po 1 stycznia 2024 roku nie będą w stanie wystawiać i odbierać faktur, więc de facto – nie będą mogli prowadzić działalności. Mimo postępującej cyfryzacji w wielu obszarach gospodarki, część polskich firm wciąż obsługuje dokumenty w tradycyjny sposób – papierowy. Zdarza się też, że przedsiębiorcy nie wiedzą, jak mogą zamienić je na postać cyfrową. To właśnie dla nich Symfonia we współpracy z Fundacją Digital Poland przygotowała specjalny przewodnik na temat e-Faktur.

Pierwsza część przewodnika dotyczy elektronicznego fakturowania. Z tej części przewodnika przedsiębiorcy dowiedzą się również więcej na temat samego KSeF oraz pogłębią swoją wiedzę dotyczącą wymogów i ograniczeń prawnych w stosowaniu faktur elektronicznych. KSeF to nic innego, jak system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie oraz otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane mają być sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem. W systemie każda z faktur otrzyma indywidualny numer, będzie też weryfikowana pod kątem zgodności ze wzorem zaprezentowanym przez MF i ewentualnych nieprawidłowości. Po nadaniu numeru i weryfikacji, faktura jest uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Zadaniem kontrahenta będzie pobranie jej z systemu i opłacenie. Rozwiązania oferowane przez KSeF można więc porównać do „cyfrowego listonosza”, który przekazuje i weryfikuje faktury.

W drugiej części poradnika przedstawione są praktyczne aspekty e-fakturowania. Przedsiębiorcy dowiedzą się m.in. jak w codziennym funkcjonowaniu wykorzystywać KSeF i jakie ułatwienia to rozwiązanie przyniesie. Resort finansów przekonuje m.in., że dzięki wprowadzeniu ustandaryzowanych faktur, skróci się czas wypłaty VAT. Nie bez znaczenia jest również aspekt bezpieczeństwa – faktura od razu znajdzie się w bazie danych MF. Wyklucza więc ryzyko związane ze zniszczeniem czy zaginięciem dokumentu.

KSeF ma być gwarantem szybszego obrotu fakturami. Dzięki tej standaryzacji e-faktur rozliczenia pomiędzy firmami i księgowanie faktur stanie się łatwiejsze.

Eksperci zalecają już dziś skorzystanie z formy dobrowolnej KSeF każdemu przedsiębiorcy, gdyż pomoże to zidentyfikować obszary wymagające zmian. Przejście na obrót elektronicznymi fakturami wymaga przebudowania i dostosowania procesów wewnętrznych. Zarówno, jeśli chodzi o wystawianie faktur, jak również ich odbieranie. Przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości prowadzonego biznesu, będą musieli m.in. zaimplementować zmiany w obszarze technologii i współpracy systemów wewnętrznych z KSeF. Chodzi tu przede wszystkim o systemy finansowo-księgowe. Istotne jest również przeszkolenie pracowników. Czasu, wbrew pozorom nie zostało zbyt wiele. To niecałe 15 miesięcy. Dlatego duża część raportu poświęcona jest temu, jak dostosować firmę do obsługi dokumentów elektronicznych.

– Tworząc autorskie rozwiązanie skupiliśmy uwagę na najważniejszych z punku widzenia użytkownika kwestiach. Przede wszystkim istotne jest, aby było ono łatwo konfigurowalne, niewymagające dodatkowych inwestycji. Działa jak ekosystem, który wiąże się z innymi naszymi produktami, co umożliwia nie tylko obsługę KSeF, ale też proste zarządzanie wszystkimi dokumentami elektronicznymi w firmie – tłumaczy Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii. Więcej szczegółów można znaleźć w naszym przewodniku na temat KSeF.

Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów i księgowości, kadr i płac oraz HR, wsparcia sprzedaży (w tym w kanale e-commerce), zarządzania magazynem, zarządzania produkcją, elektronicznego obiegu dokumentów oraz analizy danych. Spółka świadczy także usługi wdrożeniowe, szkoleniowe oraz w zakresie wsparcia technicznego. Z rozwiązań Symfonii korzysta ponad 50 tysięcy mikro, małych i średnich firm oraz biur rachunkowych.

Historia marki sięga 1995 roku, kiedy to na rynku pojawił się jeden z pierwszych w Polsce programów do zarządzania finansami i księgowością pod nazwą Symfonia. Spółka należy do funduszu Mid Europa Partners, wiodącego inwestora finansowego w Europie Centralnej i Południowo-Wschodniej.

Więcej na temat Symfonii na www.symfonia.pl, blogu, na profilach Facebook oraz LinkedIn.

Fundacja Digital Poland została powołana w celu integracji firm i społeczeństwa. Zajmuje się propagowaniem wiedzy dotyczącej roli innowacji i cyfryzacji w rozwoju gospodarczym kraju. Skupia firmy i organizacje z różnych branż, zachęcając je do współpracy nad konkretnymi projektami. Misją Fundacji jest pozycjonowanie Polski jako wiodącego ośrodka innowacji cyfrowych na świecie. Promując międzynarodową i międzybranżową inicjatywę, łącząc siły, tematy i tworząc sieć kontaktów i relacji mobilizuje firmy do przechodzenia transformacji z offline do online. Więcej na stronie: digitalpoland.org